Все, что нужно знать про переход на электронные трудовые книжки с 2020 года

​Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России запланирован на 2020 год. Хозяйствующим субъектам следует подойти к этому вопросу со всей ответственностью, поскольку на основании предоставленных ими сведений будет заполняться информационная база ПФР.

Электронные трудовые книжки

16 декабря 2019 года Президент РФ Владимир Путин утвердил закон об электронных трудовых книжках. На основании этого НПА работодателям необходимо электронно формировать данные о периодах работы и кадровых перемещениях персонала и направлять их в ПФР.

Что это такое

Электронные трудовые книжки (ЭТК) - аналог трудовой книжки на бумаге. Главное их различие заключается в том, что ЭТК будут создаваться как цифровые документы, то есть не имеющие физического носителя.

Данные из ЭТК физлицо сможет просмотреть электронно на сайте ПФР или Госуслуг. Кроме того, сведения также можно будет запрашивать и на бумаге (в форме выписки) через компанию, в отделении ПФР или МФЦ.

Оформление и использование ЭТК предполагает такие нюансы:

• не позже 30 июня 2020 года компания обязана известить персонал о необходимости передать заявление;
• в нем указывается пожелание работника по ведению трудовой в бумажном либо электронном виде. Передать его нужно не позже 31 декабря 2020 года. При неподаче заявления компания обязана оформлять трудовую в обоих форматах;
• если человек трудоустраивается впервые после 1 января 2021 года, то его книжка будет только электронной;
• сведения в ЭТК - это персональные данные. За их раскрытие ответственный сотрудник будет нести ответственность;
• данные для ЭТК будут направляться работодателями привычным методом, как и иная отчетность в ПФР;
• сведения в электронной и бумажной трудовой будут совпадать;
• заявление об оформлении трудовой в электронном или бумажном виде будет находиться в ПФР. Если сотрудник сменит работу, за ним сохраняется право на основании этого документа ведение трудовой на бумаге;
• при устройстве на работу человек сможет предъявлять новому работодателю данные о периодах работы и электронно, и на бумаге. Эту информацию компания будет использовать для внесения в кадровый учет;
• при увольнении работник будет получать данные о периодах работы либо в электронном, либо в бумажном виде;
• в ЭТК не будет включаться информация о награждениях.

Плюсы и минусы

Достоинства применения ЭТК заключаются в следующем:

1. сотрудники быстро и удобно могут получить информацию о периодах работы;
2. сокращается количество ошибок, недостоверных данных или неточностей;
3. человек может трудоустроиться дистанционно;
4. у работодателя снижаются затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек;
5. информацию из ЭТК можно использовать для заказа госуслуг или для удаленного оформления пенсии;
6. работодатели и сотрудники госорганов получают возможность проводить аналитическую обработку сведений о трудовой деятельности физлиц;
7. информация имеет высокий уровень сохранности и защиты.

Одновременно с достоинствами применение ЭТК имеет и некоторые недостатки. Они заключаются в таких моментах:

• система ЭТК - это информационная база, в которой может произойти сбой и утрата сведений;
• при неверном внесении информации сведения могут затеряться, а доказывать их нужно будет бумажными документами (трудовой книжкой, трудовым соглашением);
• не все граждане РФ в силу низкой степени цифровизации общества способны получать информацию о периодах работы через компьютер или смартфон;
• у кадровиков увеличится объем работы, если нужно будет вести трудовые книжки в обоих форматах;
• бухгалтерам или кадровикам нужно будет подавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

Как будут выглядеть

ЭТК будут содержать ту же информацию, что и их бумажные аналоги:

1. информацию о физлице;
2. даты кадровых перемещений;
3. место исполнения трудовых обязанностей;
4. вид кадрового перемещения;
5. должность, профессию, специальность, квалификацию;
6. реквизиты документа, на основании которого произведено кадровое мероприятие;
7. причины расторжения трудового соглашения.

Однако при необходимости эти сведения можно будет заказать или распечатать в форме выписки. В нее будет включена полная информация, которая содержится в электронной трудовой.

Как их будут внедрять в кадровую практику

При внедрении ЭТК в кадровую политику работодателям нужно совершить несколько шагов:

1. внести изменения в локальную документацию компании. При этом информацию во внутренних документах нужно дополнить сведениями об электронном кадровом учете. Изменения нужно согласовать с профсоюзом, если он есть в компании;
2. проинформировать сотрудников о внесенных изменениях. Уведомить их в срок до 30 июня 2020 года о необходимости подать заявление, чтобы их трудовые книжки велись в обычном порядке или в электронном виде. Проинформировать работников нужно в письменном виде, используя самостоятельно разработанный шаблон уведомления;
3. принимать заявления от персонала на ведение трудовой электронно или на бумаге вплоть до 31 декабря 2020 года. При необходимости можно утвердить шаблон этого документа или же принимать заявления в произвольной форме;
4. после 31 декабря 2020 года передать работникам под подпись их бумажные трудовые, если они согласны на их оформление только в электронном виде. В книжках нужно проставить отметку, что работник передал заявление на ведение ЭТК;
5. компания должна периодически передавать отчеты СЗВ-ТД. При этом документ будет направляться ежемесячно не позже 15-го числа (с 1 января 2020 года) и на следующий рабочий день после приема или увольнения (с 1 января 2021 года);
6. при увольнении работника компания выдает ему на руки СЗИ-ТД. В этом документе будет отражаться вся информация о трудовой деятельности сотрудника именно у данного работодателя.

Законопроект: принят или нет

Законопроект принят и подписан Президентом РФ Владимиром Путиным 16 декабря 2019 года. Это означает, что он вступит в действие и будет иметь юридическую силу с 1 января 2020 года.

Как вести электронные трудовые книжки

Для ведения ЭТК работодатель должен направлять информацию в ПФР. В ней будут содержаться данные о том, кто именно из физических лиц принят на работу или уволен, а также перемещен путем перевода.

Информация будет передаваться на основании отчета СЗВ-ТД, бланк которого на данный момент обсуждается. Типовая форма этого документа уже разработана и содержит стандартные строки для заполнения.

Сведения, передаваемые на основании СЗВ-ТД, будут автоматически подгружаться в информационную базу ПФР. При этом в отчете нет графы, где можно было бы отмечать, какой именно тип отчетности подается - исходная, дополняющая, отменяющая (например, как в СЗВ-М). Вполне возможно, что такая графа в последующем будет добавлена и в этот отчет.

Что нужно знать работодателю

Для правильного взаимодействия с Пенсионным фондом по вопросу ЭТК работодателю необходимо учесть следующие важные моменты:

• компания должна обеспечить техническую готовность как обрабатывать информацию, так и передавать ее в ПФР;
• на данный момент в программе 1С не реализована возможность формировать отчет СЗВ-ТД, поскольку его бланк еще не утвержден;
• сотрудник имеет право выбрать, в каком формате будет вестись его трудовая книжка. Работодатель не может принуждать его к ведению только в электронной форме, хотя для него это более удобно и менее затратно;
• на данный момент не установлено, какую ответственность будет нести работодатель в случае непредставления отчета СЗВ-ТД. Планируется, что в переходный период она будет отсутствовать, а при полном переходе на ЭТК будут предусмотрены конкретные штрафы за несоблюдение законодательства.

Что нужно знать кадровику

При внедрении ЭТК у кадровиков добавится работы, поскольку они должны будут вести трудовые книжки в двух форматах. При этом они должны учесть, что на них возлагаются обязанности по ведению кадрового учета в электронном виде, формированию отчетности и представлению ее в ПФР.

Сам по себе кадровый учет ведется в том же виде, что и прежде, то есть составляется аналогичная документация, что и до внедрения электронных трудовых. Однако теперь кадровикам нужно быть более внимательными, поскольку от информации, которую они будут передавать в ПФР, зависит стаж работника для последующего начисления пенсии.