Дистанционный сотрудник - это работник, который выполняет свои трудовые обязанности не на территории работодателя, а удалённо, общаясь с работодателем посредством телекоммуникационных сетей, чаще всего - интернета. Сотрудники, работающие дистанционно, не привязаны к определённому рабочему месту и в силу этого вправе выполнять оговоренные функции там, где им удобно.
Тем не менее, такие отношения с работодателем также по закону будут считаться трудовыми, если будут носить регулярный характер и направлены на выполнение трудовых функций. Поэтому, оформление должно соответствовать Трудовому кодексу, а также иным нормам, распространяющимся на любые трудовые отношения.
Правовое регулирование
Удалённые сотрудники включаются в штат организации на общих основаниях, поэтому к оформлению таких граждан применяются общие правила главы 68 ТК РФ.
Ряд особенностей, связанных с особым характером правоотношений между сторонами, закреплены в главе 49.1 ТК РФ, которая была введена специально для регулирования труда удалённых работников. Например, в статье 312.1 даётся определение дистанционной деятельности, а в ст. 312.2 указаны особенности заключения трудовых договоров для таких случаев.
Дополнительно стоит обратить внимание на ФЗ "Об электронной подписи", так как в некоторых ситуациях документооборот требует подтверждение согласия лица посредством именно ЭЦП. Но это не значит, что она оформляется абсолютно во всех случаях. Иногда связь с работодателем реализуется через электронную почту, различные мессенджеры и так далее.
Законодатель установил, что рабочее место обязательно должно соответствовать определённым требованиям, а в договоре прописываются конкретные условия труда (статья 57 ТК РФ). Но в случае приёма сотрудника удалённо, данное условие исключается (пункт 3 статьи 3 ФЗ "О специальной оценке условий труда").
Кто может работать удалённо
Очевидно, что не каждый сотрудник может быть принят на условиях дистанционной деятельности. Как минимум, необходимо, чтобы рабочие функции могли быть выполнены без явки к работодателю. На практике удалённо трудятся люди творческого или научного труда, например, писатели, журналисты, дизайнеры, программисты и так далее.
Удалёнными сотрудниками будут признаваться только те граждане, что заключили соответствующий трудовой договор. Если условие об удалённом характере отношений не указано в тексте соглашения, то они будут иметь иной характер.
Понятия дистанционной и надомной деятельности не идентичны. Надомный работник выполняет работу дома, и он вправе привлекать членов семьи. Дистанционный сотрудник не привязан к какому-то месту и общается с работодателем преимущественно через коммуникационные системы.
Обмен документацией с дистанционными сотрудниками
Обмен документами - важный элемент трудовых отношений. Даже если «бумажная» деятельность сводится к минимуму или исключается вовсе, чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, нужно будет заключить с ним письменное соглашение.
Для этого доступно два варианта:
- Обмен документами по почте. Они направляются обычной почтой, но работодатель может потребовать направление заверенных у нотариуса идентичных экземпляров.
- Электронный документооборот. Для этого нужно будет оформить ЭЦП.
Конкретные условия обмена документацией прописываются в тексте трудового договора и могут быть изменены дополнительным соглашением.
Порядок приёма на работу дистанционного сотрудника
Приём сотрудника на удалённую работу осуществляется в несколько последовательных шагов:
- уточнить, можно ли оформить сотрудника как дистанционного, то есть может ли он выполнять свои обязанности без явки на территорию работодателя, через коммуникационные каналы;
- принять такого сотрудника на работу. Процедура осуществляется в несколько шагов, от приёма документации, до фактического оформления и регистрации в нужных фондах.
После этого трудовые отношения считаются фактически оформленными. Гражданин и работодатель в результате начала трудовых отношений приобретают взаимные права и обязанности, связанные с выполнением оговоренных функций и оплатой труда. На эти случаи распространяются не только специальные положения, но и общие правила, связанные именно с удалённой деятельностью.
Процедура приёма
Фактический приём сотрудника на дистанционную работу осуществляется в несколько последовательных шагов. Для этого нужно:
- Принять стандартный перечень документов. Они могут быть переданы в электронном виде, но по требованию работодателя могут заверяться нотариусом и пересылаться почтой.
- Получить согласие на обработку персональных данных (часть 1 статьи 9 ФЗ "О персональных данных"). В выраженном согласии должны быть указаны реквизиты работодателя, работника, а также цель такой обработки.
- Ознакомить сотрудника с обязательными локальными актами, такими как распорядок дня, положение о выплате премий и так далее.
- Заключить трудовое соглашение. Договор может быть оформлен и до того, как фактически работник начнёт выполнять свои обязанности, и после этого, но не позже чем через трое суток с момента начала работы (статья 61 ТК РФ). В договоре должно быть указано, что работник оформляется для удалённой работы. В остальном он должен соответствовать общим правилам. Договор может быть направлен и в электронном виде. Но после его заключения работодатель направляет работнику бумажный экземпляр, не позднее трёх дней момента подписания.
- Оформить приказ о приёме на работу. Данный приказ - обязательный внутренний документ. Приказ должен отражать условия трудового договора (статья 68 ТК РФ). Ознакомление с приказом осуществляется через направление почтой или в электронном виде.
- Вписать данные в трудовую книжку. Сейчас этот шаг является не обязательным. Но нужно взять от гражданина письменное согласие на то, что такая запись будет отсутствовать. Если работник будет настаивать на внесении сведений в книжку, он должен будет направить её почтой, заказным письмом с уведомлением.
- Оформить оставшиеся документы, которые по договоренности сторон являются необходимыми.
Внимание! Сотрудник, работающий удалённо, самостоятельно будет оформлять себе пенсионное удостоверение, обратившись в нужное отделение ПФР (ч. 4 ст. 312.2 ТК), но после этого гражданин направляет сведения работодателю.
После этого работодатель регистрирует сотрудника в соответствующих фондах, например, ПФР и ФСС, руководствуясь общими правилами, применимыми и для обычных работников.
Содержание договора
Трудовой договор между работодателем, а также гражданином, принимаемым на дистанционную работу, заключается по общим правилам, но с учётом особых норм, применяемым только к такой категории правоотношений (статья 312.2 ТК РФ).
Документ обязательно должен содержать:
- реквизиты сторон отношений, достаточные для их идентификации;
- условие о дистанционном характере выполняемой работы;
- необходимость передачи отчётности о выполненной работе, порядок таких действий, способ осуществления и сроки;
- способы коммуникации с работодателем, например, каналы связи, реквизиты, используемые в мессенджерах, обеспечение работника нужным оборудованием и так далее;
- условие о возмещении расходов, связанных с выполнением своих обязанностей работником, например, расходов за интернет, телефон и так далее;
- особенности трудового графика. Чаще всего от работника не требуется, чтобы он выполнял функции в определённое время, но иногда необходимо, чтобы лицо находилось, например, у телефона, в определённые часы. Данный момент нужно закрепить в соглашении;
- порядок расторжения договора.
В текст могут быть внесены и иные особенности, связанные с дистанционным характером выполнения работ (См. образец трудового договора с дистанционным сотрудником)
Местом заключения соглашения считается адрес работодателя. Место работы указывается в случае, если есть такая необходимость. Такая же позиция и у Роструда, в письме от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1. В документе указывается, что местом выполнения работы считается домашний адрес или любой другой, по выбору работника. Однако, это не значит, что работник не может выполнять свои обязанности на другой территории. Место выполнения обязанностей указывается лишь тогда, когда это необходимо.
Практические особенности дистанционной работы
Дистанционным работником может быть не каждый. Чаще всего — это лица, которые выполняют какие-то функции, связанные с интеллектуальной или творческой деятельностью. На практике это программисты, писатели, журналисты и так далее. Нередко для удалённой работы нанимают тех, кто осуществляет функции по обзвону потенциальных клиентов или принятию звонков.
Нередко при оформлении «дистанционщика», возникает вопрос, «появляется» ли на месте его работы обособленное подразделение юридического лица? Таким считается только подразделение при наличие специально оборудованных рабочих мест. Соответственно, юридически подразделение возникать не может, так как удалённый сотрудник не привязан к конкретной локации и может выполнять свои обязанности, где угодно.
На практике удаленные работники часто оформляются по гражданско-правовым договорам, например, в качестве подрядчиков. Но если отношения носят регулярный характер и связаны с выполнением оговоренных функций, не направленных на достижение результата, они могут быть признаны трудовыми.
Принять на работу дистанционного работника можно, и в этом случае закон не устанавливает чёткой привязанности трудовых отношений к местоположению работодателя или иной другой конкретной местности. К таким договорам применяются общие правила трудовых отношений, но дополнительно вводятся свои особенности, оговоренные в главе 49.1 ТК РФ. Важно, чтобы обязанности, которые выполняет работник, могли быть выполнены из любой точки, а результат передавался работодателю через коммуникационные средства.
