Апостилирование документов заключается в удостоверении их подлинности для последующего предъявления в уполномоченные ведомства и структуры иностранных государств. Проставление апостиля относится к упрощенной форме легализации бланков и форм, и представляет собой альтернативу аналогичной процедуре консульских и дипломатических ведомств. В этом материале разберем, как апостилировать документы на территории РФ, и в чем заключаются особенности этой процедуры.
Что это такое
Большинство юридически значимых документов оформляется на национальном языке страны, в которой они были выданы. Например, внутренний паспорт гражданина РФ или официальные бланки учреждения ЗАГС могут выдаваться только на русском языке, хотя их правовая сила распространяется и на другие государства.
Однако при предъявлении документа за пределами России возникает очевидная проблема – сотрудники зарубежных компаний и государственных ведомств не обязаны знать порядок выдачи бланков и форм по законодательству РФ. Более того, они не обязаны проверять подлинность формы и реквизитов документации, так как она относится к юрисдикции другой страны. Для этого на международном уровне была введена процедура легализации, т.е. подтверждения подлинности документов, суть которой заключается в следующем:
- признание апостиля, как надлежащего подтверждения подлинности документа, было закреплено в Гаагской конвенции 1961 года – этот международный акт распространяется на все страны-участницы, в том числе на РФ;
- помимо апостилирования, легализация может осуществляться и через консульские представительства государств, однако эта процедура существенно сложнее;
- проставлением апостиля могут заниматься только ведомства, уполномоченные государством.
Штамп апостиля будет являться законным, если он проставлен ведомствами или структурами, прямо уполномоченными государственными органами. Удостоверение бланка руководителем организации, не входящей в этот перечень, не повлечет правовых последствий.
Суть апостилирования заключается в проставлении специального штампа на оригинал или подлинник документа. Форма и реквизиты этого штампа согласованы на международном уровне, и могут отличаться только несущественными деталями. Получив документ с удостоверительным штампом, иностранные структуры или государственные органы обязаны его принять для совершения юридически значимых действий.
Кто может проставить апостиль
Проставление апостиля относится к компетенции государственных служб и ведомств. На территории РФ в перечень таких уполномоченных структур входят:
- региональные Управления Минюста РФ, если апостиль необходимо проставить на нотариальных документах;
- территориальные учреждения ЗАГС – для официальных бланков и справок, выдаваемых этим ведомством;
- профильные отделы генеральной Прокуратуры РФ;
- специализированное управление службы Росархива;
- территориальные и федеральные органы Минобразования РФ – для документов, подтверждающих прохождение обучения и получения образования на территории страны;
- федеральный отдел МВД РФ – для документов, связанных с наличием или отсутствием судимости у граждан страны.
Иные службы и ведомства не имеют право участвовать в легализации документов, однако вправе осуществлять перевод на иностранные языки.
Какие документы можно апостилировать
Основная масса документов, которые нуждаются в апостилировании, связаны с подтверждением личности и статуса граждан, а также юридически значимых действий, совершенных на территории страны. С учетом норм национального и международного законодательства, апостиль может проставляться на следующие категории бланков и форм:
- любые документы, удостоверенные через органы нотариата – доверенности, заявления, переводы на иностранные языки, копии паспортов или выписки из них, копии водительских удостоверений и т.д.;
- официальные документы юридических лиц, зарегистрированные налоговым или иным ведомством – уставы, протоколы, выписки, приказы и т.д.;
- судебные акты, имеющие отметку о вступлении в силу;
- документы, подтверждающие получение образования на территории РФ;
- бланки и формы, выданные учреждениями ЗАГС.
В указанный перечень входят и официальные документы бывшего СССР, если они были выданы на территории РСФСР.
Во избежание споров, нормы Гаагской конвенции раскрыты в национальном законодательстве РФ. Это распространяется и на определение перечня документов, которые не подлежат апостилированию:
- оригиналы документов, удостоверяющих личность – общегражданские и заграничные паспорта, военные билеты, трудовые книжки и т.д.;
- бланки и формы, содержание или реквизиты которых невозможно прочитать;
- документы, связанные с ведением коммерческой и внешнеэкономической деятельности – договоры, контракты, таможенные декларации и т.д.;
- оригиналы и копии одного документа, заверенные через разные органы нотариата;
- официальные бланки дипломатических и консульских ведомств;
- ряд иных категорий документов.
Апостилирование может проходить как на копиях документов, так и на оригиналах (в зависимости от вида бланка и требований законодательства).
Нужно учитывать, что Гаагскую конвенцию ратифицировали далеко не все страны. Если иностранное государство не входит в состав участниц указанного международного акта, представление документов с апостилем в его органы не повлечет юридических последствий. В этом случае заинтересованное лицо должно пройти стандартную процедуру легализации через консульские органы, либо иные ведомства, утвержденные двусторонними актами государств.
Как проходит проставление апостиля
Существует распространенное заблуждение, что нотариальное удостоверение документа или копии официального бланка приравниваются к проставлению апостиля. Однако нотариальный штамп имеет совершенно другое значение, нежели апостиль, хотя и существенно облегчает процесс легализации. Порядок проставления апостиля на территории РФ выглядит следующим образом:
- необходимо убедиться, что требуемый документ входит в перечень, подлежащий апостилированию – если бланк можно легализовать только через консульские представительства, обращение в другие ведомства повлечет отказ;
- необходимо выбрать ведомство, через которое будет проставляться апостиль – например, для легализации официального документа ЗАГС можно сразу обратиться в это ведомство, минуя нотариат;
- для перевода документа на официальный язык иностранного государства необходимо воспользоваться услугами профессиональных переводчиков, либо носителей иностранных языков – для этого нужно подтвердить уровень знаний переводчика, либо наличие у него гражданства зарубежного государства;
- подлинность копии документа и подписи гражданина может удостоверить только нотариус – для таких случаев нужно обратиться в любой орган нотариата на территории страны и представить оригинал бланка;
- для проставления апостиля документ представляется в одно из перечисленных выше ведомств, в зависимости от вида и профиля бланка;
- апостилирование проводится путем проставления на документе штампа, имеющего обязательные реквизиты и атрибуты, а сведения о проведенной процедуре будут отражены в специальном реестре.
Наличие апостиля на бланке позволит представлять его в любые организации и структуры за пределами РФ. Универсальным вариантом легализации документа является его перевод на английский язык. В этом случае можно представить его практически в любое государство, участвующее в гаагской конвенции.
Если планируется постоянный переезд на территорию другого государства, либо длительная поездка, отдельные документы заверяются апостилем в оригинале. Например, к ним относятся свидетельства о браке и рождении. Проставить штамп можно только через отдел ЗАГС, в котором были выданы указанные бланки. Некоторые страны предусматривают принятие документов только с двойным апостилем, т.е. при одновременном проставлении штампа на копии и оригинале бланка. При наличии апостиля, последующие копии документа можно легко удостоверить через любого нотариуса иностранных государств.
По аналогичным правилам можно легализовать официальные документы, выданные иностранными службами и ведомствами – судебные акты, документы юридических лиц, сведения о периодах трудовой деятельности, дипломы и свидетельства об образовании, и т.д. Также в упрощенном порядке проставляются апостили на бланках, удостоверенных нотариусами зарубежных стран. Обязательным условием для легализации такой документации будет их перевод на русский язык.
Штамп апостиля идентичен для всех государств-участников Гаагской конвенции и включает в себя:
- наименование государства, на территории которого проводится процедура легализации;
- сведения о должностном лице и его полномочиях;
- место проставления штампа (город) и дата совершения процедуры;
- реестровый номер;
- печать и подпись уполномоченного ведомства или должностного лица.
Реестровый номер указывается в апостиле для возможной проверки факта легализации. Соответствующий запрос могут сделать консульские и дипломатические представительства РФ, либо уполномоченные ведомства иностранного государства. Если документ с проставленным апостилем аннулируется, либо утрачивает свое действие, его применение будет являться нарушением национального и международного законодательства.
