Письмо о заключении договора – дань сложившемуся деловому обороту в России. Оно является приглашением к сотрудничеству, переговорам, подписанию соглашения. Сопроводительный документ может содержать дополнительную информацию. Обычно в текст включают сведения организационного характера: дату, время, место деловой встречи.
Требования к форме и содержанию
Правила составления сопроводительного письма не закреплены нормативными документами. Юристы рекомендуют придерживаться базовых инструкций по делопроизводству. Основой является ГОСТ (Р) 7.0.97-2016. Письма оформляют на листе А4 или А5. Если документ содержит две страницы и более, их нумеруют. В деловом обороте допускаются как традиционная бумажная, так и электронная форма. Документ составляют в том же виде, что и основной пакет корреспонденции.
Технические требования просты:
- ориентация – вертикальная;
- шрифты – 12 – 14;
- выравнивание – по ширине с абзацным отступом;
- межстрочный интервал – 1 – 1,5.
При включении в текст таблиц размер шрифта уменьшается на 1 – 2 позиции. Отступ от верхнего края листа должен составлять 20, нижнего – 20, левого – 20, правого – 10 мм.
Особое внимание необходимо уделять основным реквизитам. Эмблема или товарный знак организации располагается посередине в верхней части страницы. Здесь же должно находиться коммерческое наименование фирмы. Название прописывается в точном соответствии с уставом.
Если отправителем письма является структурное подразделение, потребуется указать на этот факт. Одновременно отражается адрес, телефоны, электронная почта, фирменный сайт, должность автора. Дата прописывается арабскими цифрами вместе с исходящим регистрационным номером. Тип документа «ПИСЬМО» не указывается.
Текст начинается с прямого обращения к адресату. При этом используются сокращенные формулировки «г-н» или «г-жа» (господин и госпожа). Если письмо направляется нескольким получателем одновременно, проставляется отметка о вручении копий. В одном документе не должно присутствовать более 4 адресатов. В противном случае отдельно составляется лист-указатель. В обращении разрешается использовать ФИО непосредственного должностного лица. Занимаемый пост пишут с прописной буквы, например:
«Уважаемый Николай Петрович!»
или
«Уважаемый Губернатор!».
Сопроводительное письмо оформляется на русском языке. Исключение допускается при направлении документов иностранному контрагенту или фирме, действующей на территории одной из республик РФ. Изложение ведется от третьего лица во множественном числе: «настоящим уведомляем…».
Автор должен придерживаться официально-делового стиля, избегать просторечий, оставаться лаконичным. Текст завершается фразой, подчеркивающей особое отношение к адресату:
«С уважением,..».
Обязательным реквизитом письма становится список приложений. Его располагают в левой части документа. Указать необходимо название, количество листов и экземпляров.
«Приложение:
- Договор поставки № 328 от 02.02.2020 года на 4 листах – 2 экземпляра.
- Спецификация № 1 от 02.02.2020 года на 1 листе – 1 экземпляр.
- Спецификация № 2 от 02.02.2020 года на 2 листах – 1 экземпляр.»
Заключительной частью сопроводительного письма становится подпись. Помимо личного росчерка проставляется должность, фамилия и инициалы ответственного лица. Если документы направляют в электронном виде, реквизит заменяется отметкой об использовании ЭЦП. Подпись удостоверяется фирменной печатью при ее наличии в организации. Дополнительно может указываться информация о непосредственном исполнителе:
«Юрист по договорной работе ООО «Улитка» Герцен Виталий Наумович, т. 9999999999».
Скачать письмо о заключении договора (образец)
В завершение отметим, что компания или предприниматель вправе разработать и утвердить собственный бланк делового письма. В этом случае сотрудникам придется руководствоваться внутренними правилами. Базовые же образцы можно найти в приложении к ГОСТ (Р) 7.0.97-2016.
