Чтобы правильно составить сопроводительное письмо к документам, необходимо изучить инструкцию по делопроизводству.
В 2024 году применению подлежит ГОСТ (Р) 7.0.97-2016. Стандарт устанавливает требования к формам и содержанию документации, оформляемой на бумажных носителях или в электронном виде.
Что это такое
Правила отправки корреспонденции в России жестко не регламентируются. В федеральных законах отсутствуют требования к переписке частных лиц и корпораций. Специальные нормы необходимо соблюдать лишь при обращении в государственные органы и международные организации. Особый порядок действует в судебной системе. Здесь обмен документами регулируется процессуальными кодексами.
При направлении документов от одного частного лица к другому руководствоваться необходимо деловым оборотом. Этикет же предписывает прилагать к корреспонденции сопроводительное письмо. Термином именуют официальное пояснение отправителя. В большинстве случаев оно составляется в том же формате, что и основной пакет. Исключением является передача данных на дисках, дискетах и прочих накопителях.
Назначение сопроводительных писем
Документ носит информационно-ознакомительный характер. Адресата уведомляют о цели направления корреспонденции. Мотивировка может быть любой. Очень часто письмо служит также описью. Отправитель фиксирует все вложения во избежание спора о комплектности отправления. Кроме того, документ играет роль уведомления о вручении. На сопроводительном письме уполномоченный представитель принимающей стороны ставит специальную отметку.
Читайте также "ГОСТ для оформления документов"
Правила составления
Общие требования к деловым документам установлены разделом 3 стандарта 7.0.97-2016. При оформлении письма на нескольких страницах используется нумерация. Арабские цифры проставляют в середине верхней части листа. Отступ от края не должен превышать 10 мм.
Текст набирается бесплатными шрифтами, а размер символов может варьировать в пределах от 12 до 14. Уменьшение букв допускается при использовании таблиц.
Стандартом определены и основные параметры форматирования:
- междустрочный интервал – 1 – 1,5;
- абзацный отступ – 1,25 см;
- выравнивание – по ширине листа;
- расстояние между словами – 1 пробел;
- длина строки – 7,5 – 12 см;
- поля – 20 мм, за исключением левого (10 мм).
При оформлении деловых писем допускается использование фирменной символики и эмблем отправителя. Реквизит размещают в середине верхней части страницы. Далее располагают наименование, адрес и контактные данные автора.
При необходимости информацию дублируют на иностранном языке.
Здесь же отражают пост, фамилию и инициалы должностного лица, подписавшего документ.
Название «СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО» не является обязательным реквизитом. Государственный стандарт рекомендует от него отказаться. Дата и исходящий регистрационный номер печатаются до начале текста. Это правило делопроизводства введено давно, но систематически нарушается. Указывать день подписания в заключении письма нельзя. Кроме того, в верхней правой части нужно прописать адресата.
Основной текст составляется с учетом назначения и содержания отправления. Автор должен придерживаться официально-делового стиля, избегать просторечия, эмоциональных и нецензурных выражений. Фирменные штампы используются лишь при наличии их в организации.
Шаблон сопроводительного письма к документам можно отыскать в приложении В к ГОСТ (Р) 7.0.97-2016. В регламенте приведено несколько вариантов.
Количество экземпляров
Деловые документы составляются по числу адресатов. Дополнительный экземпляр с отметкой о вручении сохраняется у отправителя. Пренебрежение правилом нередко оборачивается спорами. Недобросовестный получатель может заявить об отсутствии у него корреспонденции или ее подмене. Наличие сопроводительных писем особенно важно при необходимости соблюдения процессуальных сроков.
