Получить налоговый вычет через работодателя можно по различным причинам (расходы на лечение, учебу и прочие). Вопрос в том, как вернуть НДФЛ работнику в случае превышения допустимой суммы. Что делать в такой ситуации бухгалтеру? Какие нюансы нашли отражение в законодательстве? По какому алгоритму действовать для получения переплаченной суммы? Эти и другие аспекты рассмотрим ниже.
Общие положения
В НК РФ указаны различные виды вычетов, которые доступны сотрудникам и могут быть получены через работодателя в 2024 году. В этот перечень входят вычеты в случае покупки недвижимости, расходов на образование и лечение, а также в ряде других ситуаций. Чтобы воспользоваться услугой, нужно оформить заявление, дождаться уведомления и передать его работодателю.
В НК РФ не сказано, с какого месяца бухгалтерия должна передать сотруднику отчет (если уведомление передано в летние месяцы). В законе нет данных, когда должен предоставляться вычет — с месяца передачи уведомления или с начала года. В упомянутом документе установлен лишь год, а также упоминается право человека на получение вычета. Что касается отчетного месяца, этой информации нет. К примеру, если работник покупает недвижимость и получает уведомление, в документе прописывается только год. Более точной информации нет.
Как вернуть НДФЛ — инструкция
Чтобы получить возврат НДФЛ у работодателя, необходимо пройти ряд шагов, каждый из которых обсудим подробнее.
Получение извещения
Работник бухгалтерской службы, обнаруживший факт чрезмерного удержания НДФЛ у сотрудника, обязан проинформировать о сложившейся ситуации. В НК РФ (статье 231) указан точный период для передачи уведомления, который составляет 10 суток со дня выявления факта чрезмерного удержания. Что касается формы бумаги, четких правил в законодательстве нет.
Извещение должно иметь следующие элементы:
- Дата и наименование отправителя.
- ФИО и должность получателя.
- Название документа (извещение).
- Информирование сотрудника о факте чрезмерного удержания НДФЛ с указанием даты и ссылки на НК РФ. В теле уведомления также прописывается сумма чрезмерно удержанного налога.
- Рекомендации к действию для получателя документа (к примеру, подать заявление для возврата денег).
- Должность, ФИО и подпись составителя.
Оформление заявления
Как только сотрудник получает извещение, он обязан предпринять шаги для решения возникших трудностей. В частности, он направляется к налоговому агенту и оформляет заявление с просьбой вернуть чрезмерно выплаченный НДФЛ. Ограничения по периоду оформления заявления в НК РФ не прописаны. Но в общем случае не рекомендуется тянуть больше 3-х лет (это период для возврата налога, указанный в Налоговом Кодексе, статье 78).
В заявлении должны быть следующие сведения:
- ФИО и должность сотрудника, который требует возврат денег.
- Название структуры, которая выступает в роли получателя заявления.
- Намерение вернуть чрезмерно перечисленную сумму.
- Размер налога, который должен быть возвращен.
- Реквизиты в банковском учреждении, куда должны производиться перечисления.
- Дата составления и роспись.
Здесь важно учесть несколько нюансов:
- Заявление оформляется на имя директора организации (лица, которое играет роль налогового агента).
- Возврат НДФЛ осуществляется только безналичным способом. Это актуально даже в тех случаях, если зарплату или другой доход работник получает наличностью в кассе.
- При составлении заявления лучше иметь под рукой готовый образец (можно попросить у налогового агента).
Получение возврата
Как только заявление получено и обработано, сотрудник вправе рассчитывать на возврат денег. На выполнение этой задачи у работодателя (по требованию НК РФ) имеется до трех месяцев. При этом разрешается указать, что допускается получение средств из текущих выплат по НДФЛ. Это можно сделать не только у определенного работника, но и с общего объема налога, удержанного конкретным налоговым агентом. Благодаря такой особенности, удается оформить возврат в следующих случаях:
- Выплаты по отношению к сотруднику в ближайшее время не планируются.
- Размер НДФЛ, который должен быть взят с человека, меньше суммы, подлежащей возврату.
Стоит выделить еще один нюанс, который должен быть учтен работником бухгалтерии. В рассмотренном случае информировать о возврате налога сотрудников ФНС нет необходимости. Получается, что процесс возврата проходит следующим образом. Лишние средства НДФЛ взимаются со следующей выплаты в бюджет, а после направляются по реквизитам, которые указаны в заявлении сотрудника. По завершении процедуры бумаги стоит сохранить, чтобы дать пояснения работникам ФНС (если в этом возникнет необходимость).
Указанный алгоритм применяется в большей части случаев, но в реальной жизни возможны и альтернативы. К примеру, в начинающих компаниях обстоятельства могут сложиться таким образом, что из-за дефицита бюджета возможности уплатить налог не будет. На этот случай в НК РФ прописаны нюансы возврата налога из бюджета с помощью налогового агента (полученные от него средства передаются работнику). Такое действие производится с учетом НК РФ (статьи 78). Иными словами, возврат налога производится по факту заявления, оформленного налоговым агентом.
Вместе с указанным выше заявлением передается выписка из учетного регистра за определенный налоговый срок. Кроме того, собираются доказательства, подтверждающие чрезмерное удержание НДФЛ в бюджет. Стоит учесть, что в рассмотренном случае Налоговый Кодекс разрешает компенсировать чрезмерно удержанную сумму за счет денег агента.
Иными словами, по закону у работодателя имеется три месяца на возврат излишне выплаченной суммы, но на практике выплата может осуществляться и ранее, до перечисления налога из бюджета.
Какие имеются исключения?
Какими бы ни были правила, из них всегда найдутся исключения. На практике встречаются ситуации, когда работодатель не вправе передавать средства сотруднику. При этом человек вынужден напрямую идти в ФНС. Здесь многое зависит от типа переплаты.
Так, если ситуация сложилась из-за ошибки или изменения статуса работника (к примеру, он поменялся с нерезидента на резидента), пересчет НДФЛ и возврат излишней суммы осуществляется через ФНС. Это правило указано в НК РФ (статье 231, пункте 1.1). Следовательно, уведомление о такой ситуации не направляется, а также не принимается заявление о возврате средств.
Существует еще одна ситуация, которая требует детального пояснения. К примеру, при отсутствии налогового агента сотрудник предприятия вправе прийти в ФНС. Но здесь важно учесть, что задача возврата налога лежит на том же агенте, который его и удерживал. Следовательно, если сотрудник переводился из фирмы в фирму, после чего прошлое место работы было ликвидировано, вернуть налог по прошлому месту трудоустройства не получится.
Сроки получения вычета
Отдельного внимания заслуживает вопрос сроков получения вычета с помощью работодателя. Он неоднократно поднимался Министерством финансов РФ. Кроме того, имеются даже письма с указанием, что вычет предоставляется с января (даже в том случае, если уведомление передано в середине года или позже).
Рассмотрим пример. Человек получает заработную плату в размере 50 000 рублей. Ежемесячно с него взимается 6500 рублей налога. В начале осени он передает уведомление о праве получить вычет, а к этому моменту уже было удержано 52 000 рублей НДФЛ. По требованию Министерства финансов РФ эти деньги должны быть возвращены сотруднику не по декларации, а вместе с заработной платой.
Если вычет предоставляется с января, это говорит о снижении прибыли на размер вычета с начала года. Иными словами, из зарплаты отнимается определенная доля вычета. В результате формируется переплата, которая должна быть возвращена (как это делается, рассмотрено выше). Такой позиции придерживается ВС РФ, ФНС и другие специалисты.
Почему некоторые компании не возвращают НДФЛ с начала года?
Несмотря на указанную выше позицию ВС РФ и ФНС, судебная практика зачастую складывается по-другому. К примеру, если налоговая служба в результате проверки обратила внимания на возврат НДФЛ с начала года, она оштрафует работодателя. Если дело дойдет до суда, то выиграет ФНС. Причина в том, что налог, начисленный за прошлый период, не рассматривается с позиции чрезмерно удержанных средств. Это значит, что возврату он не подлежит. Компания хочет как лучше, но в результате оказывается в роли пострадавшей стороны. Такие случаи часто происходят на практике, поэтому не все организации возвращают НДФЛ с начала года, опасаясь штрафных санкций.
Почему так происходит?
В РФ главной опорой при решении таких вопросов является НДФЛ, а судебная практика или письма Министерства финансов не имеют веса. Если в законодательстве нет четких правил в отношении той или иной ситуации, судебный орган может выносить разные решения. К примеру, один суд может стать на сторону работодателя, а второй — оштрафовать организацию за возврат налога с начала года.
Некоторые эксперты в Минфине РФ придерживаются мнения, что возврат налога с января не актуален. Пересчет должен производиться с того месяца, когда человек получил уведомление. Но в судебной практике ВС РФ встречаются иные ситуации, когда интересы работодателя оказываются под защитой. Выдвигается мнение, что более правильно вернуть НДФЛ с января вне зависимости от месяца, когда пришло уведомление.
Такая противоречивость путает бухгалтеров многих компаний. Не удивительно, что они проявляют осторожность и стараются не начислять налоги с начала года. Это обусловлено тем, что в основе лежит исключительно закон, а письма налоговой службы или Минфина являются только пояснением, но никак не нормативными бумагами. Подобная ситуация имела место и с вычислением взносов для ИП. Позиции разных организаций расходились, но в результате страдали предприниматели.
Так будет продолжаться до тех пор, пока в НК РФ не появятся четкие правила в отношении вычетов.
Как поступить, если работодатель отказывается дать вычет с января?
Чтобы избежать такой ситуации, важно приносить уведомление сразу после появления соответствующего права. Ошибка многих сотрудников в том, что они выжидают до 2-3 месяцев, ожидая накопления более крупной суммы. Такой подход неправильный, ведь каждый месяц из заработной платы выделяется лишний налог. Получается, что работник просто так передает бюджету страны определенную сумму. При этом по закону все излишне потраченные деньги должны быть возвращены, даже в конце года.
Чтобы избежать проблем, лучше оформлять уведомление по факту совершения затрат. Документ выдается в срок до 30 дней. Если ФНС не проявила инициативу и не набрала номер работника, нужно сходить в налоговую службу самостоятельно. Как правило, уведомление уже подготовлено и остается его только забрать. Далее бумага передается на работу, где работники бухгалтерии выполняют необходимые манипуляции и перестают удерживать налог.
Передача уведомления может производиться несколько раз в году (здесь отсутствуют ограничения) — после каждой очередной траты, когда возможно получение вычета. Ранее эти процедуры можно было делать через личный кабинет плательщика налогов. Сегодня после обновления интерфейса такая функция пропала. При этом оформление заявления в электронном виде стало недоступным. Теперь приходится самостоятельно нести бумаги и направлять их почтой.
Итоги
В завершение стоит отметить, что многие работники бухгалтерии ничего не знают о вычетах и его особенностях. Кроме того, некоторые сотрудники не представляют, что собой представляют уведомления и для чего их несут сотрудники. В таком случае нужно ознакомить бухгалтеров с рядом документов (писем Минфина, ФНС), а также изучить обзор судебной практики.
Если работники бухгалтерии отказывается предоставлять вычет с начала января из-за вероятности наложения штрафных санкций, требовать от них иного подхода не получится. При наличии такого отказа бухгалтер не нарушает законодательство, а лишь пытается избежать штрафных санкций. Лучше подождать до следующего года, а в январе оформить декларацию и вернуть налог за прошедшие12 месяцев. При этом нужно взять другое уведомление, чтобы снова не оплачивать налог.
