Для контроля деятельности удаленных от главного офиса отделений фирмы и для решения производственных вопросов иногда руководитель выезжает в другую организацию или за пределы населенного пункта.
Основания для командировки руководителя
В Постановлении Правительства Российской Федерации № 749 отмечается, что основная цель деловых поездок начальника – развитие предприятия, сотрудником которого он является. Согласно законодательству, командировка директора должна быть правильно задокументирована и соответствовать поставленным задачам.
На период работы в отъезде начальнику компенсируют все расходы, сохраняют должность и оклад.
Выполнение служебных обязанностей вдали от предприятия запрещено по закону:
- труженикам, которые являются опекунами нетрудоспособных и несовершеннолетних детей, инвалидов;
- беременным женщинам.
Лица, у которых имеются малыши до трех лет, отправляются в служебную поездку только с письменного согласия.
Пример цели командировки
Перед выездом по служебным поручениям перед руководителем ставятся конкретные задания.
Пример цели командировки директора:
- проверка качества работы по прибытии к месту назначения;
- открытие новых филиалов компании на территории страны и за ее пределами;
- проведение мероприятий по открытию новых объектов;
- деловые и дружеские встречи с партнерами для развития компании.
Задачи регулярно претерпевают изменения, поэтому их указывают в уставных документах фирмы.
Как оформить директора в командировку
Перед тем как стартует поездка, проводят оформление бумаг согласно действующему законодательству:
- приказ о командировке директора, который он вправе составить собственноручно;
- авансовый отчет;
- приказ о назначении заместителя;
- рабочие задачи, которые выполнит директор в командировке;
- удостоверение – выдается в том случае, если поездка длилась больше 24 ч. В нем проставляются данные сотрудника, цель перемещения. На нем ставится отметка о времени приезда и отъезда.
По возвращении в течение 3 дней начальник передает в бухгалтерию выданное ему удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие все денежные расходы.
Рабочая поездка в выходные дни оплачивается в двойном размере.
Приказ
Согласно закону РФ, он соответствует ранее утвержденной форме Т-9 и обязательно в нем указывается:
- в шапке проставляется наименование работодателя;
- номер выдаваемого документа и дату составления;
- данные сотрудника, на которого выписывается приказ (занимаемая должность, табельный номер);
- место назначения (город, страна, предприятие);
- срок деловой поездки;
- причина передвижения;
- кто оплачивает расходы;
- основания для издания распоряжения (служебное задание).
Унифицированная форма № Т-9 - приказ на командировку (скачать бланк)
На документе в обязательном порядке ставится печать организации и подпись.
В архиве предприятия документы находятся 5 лет (если срок командировки не превышает 1 год) или в случае долгосрочной поездки - 75 лет.
Кто подписывает приказ
В уставную документацию вносятся лица, которые вправе заполнять и ставить подпись на распоряжениях о командировании. В некоторых фирмах этим занимается главный бухгалтер или заместитель директора.
Чаще всего это делает сам руководитель, даже в случае отправки в поездку самого себя. Подпись дополняется текущей датой.
Как передать полномочия на время командировки
В период командировки руководителя его функции выполняет назначенный сотрудник. Организация работает в прежнем режиме.
Опираясь на ст. 185 ГК РФ, оформляется приказ о назначении на период отсутствия основного руководителя заместителя и фиксируется объем закрепленной за ним работы. В противном случае он вынужден будет вести все дела.
За замещение директора законом предусматривается дополнительная заработная плата.
В приказ вносится:
- продолжительность выполнения функций;
- причины замещения;
- доплата.
Исходя из ст. 185 ТК (ГК) заполняется доверенность на право ведения дел и переговоров. Срок действия документа 3 года. При необходимости директор указывает меньший период. Заверять у нотариуса приказ не нужно.
Во все банковские учреждения, с которыми заключено сотрудничество, предоставляется карточка с образцом подписи ИО сотрудника. Это легализует его право подписывать финансовые бумаги.