Если ИП принимает на работу сотрудников, при оформлении документов нужно руководствоваться требованиями ТК РФ. Такая процедура мало чем отличается от подобной при приеме нового работника в организацию. А вот то, какие действия нужно совершить предпринимателю при оформлении людей и особенности труда наемных работников, если их трудовые функции выполняются для ИП, описано в главе 48 ТК РФ.
Согласно статье 303 Трудового Кодекса Российской Федерации индивидуальный предприниматель (ИП) может принимать на работу сотрудников. Для этого нужно:
- Принять от кандидата заявление и документы;
- Получить согласие на обработку персональных данных;
- Ознакомить кандидата с локальными актами;
- Заключить трудовой договор;
- Издать приказ о приеме на работу;
- Внести запись в трудовую книжку;
- Оформить прочие документы.
Заявление о приеме на работу (шаг 1)
Трудовыми нормами не возлагается на граждан обязанность подавать заявление о приеме на работу. Оно составляется для ведения кадрового учета.
Физическое лицо пишет лишь текст в свободной форме. В документе указывается:
- ФИО ИП;
- ФИО будущего сотрудника;
- должность (место), на которую претендует кандидат;
- дата начала профессиональной деятельности;
- дата подачи документа;
- подпись.
К заявлению прикладывается пакет документации, указанной в статье 65 ТК РФ. В перечень входит:
- удостоверение личности;
- СНИЛС;
- трудовая книжка;
- диплом о полученной специальности;
- документ воинского учета;
- данные о судимости (отсутствии или наличии);
- сведения об отсутствии административного наказания за употребление наркотиков.
В некоторых ситуациях закон может предъявлять дополнительные требования к документам. Так, несовершеннолетние граждане обязаны предоставить справку о прохождении медосмотра.
Получение письменного согласия на обработку персональных данных (шаг 2)
ИП является по сути оператором персональных данных. Перед подписанием трудового договора с сотрудником он должен получить его согласие на обработку личной информации.
Бланк документа не утвержден. Он составляется с учетом требований статьи 9 Закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ. В тексте нужно указать:
- ФИО и адрес работника;
- ФИО и адрес предпринимателя;
- цель обработки ПД;
- перечень ПД;
- список действий с ПД;
- срок действия согласия;
- способ его отзыва.
После составления документа гражданин должен его подписать и проставить дату.
Ознакомление с внутренней документацией ИП (шаг 3)
Перед подписанием трудового договора, вновь принятого работника необходимо ознакомить с локальными актами субъекта хозяйствования. Данный факт фиксируется распиской гражданина. В стандартный перечень входят:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- инструкция по технике безопасности;
- прочая внутренняя документация, регламентирующая деятельность предпринимателя.
Если ИП имеет признаки микропредприятия, то он вправе отказаться от локальных актов. Все вопросы, касающиеся трудовой функции, фиксируются в договоре.
В случае, когда ИП утратил статус субъекта малого предпринимательства, он должен разработать необходимую внутреннюю документацию не позднее 4 месяцев со дня исключения из реестра.
Заключение трудового договора (шаг 4)
Согласно статье 56 ТК РФ отношения между работником и нанимателем регламентируются трудовым договором. Контракт следует подписать не позже трех рабочих суток с момента начала профессиональной деятельности гражданина.
Унифицированный бланк соглашения не утвержден. Предприниматель вправе разработать его самостоятельно. Однако, в контракт нужно вписать сведения, указанные как обязательные, в статье 57 ТК РФ:
- ФИО предпринимателя;
- ФИО физического лица;
- данные о паспортах обеих сторон;
- ИНН нанимателя;
- дата и место заключения;
- трудовую функцию;
- дату начала трудовой деятельности;
- период действия (для временного контракта);
- условия начисления зарплаты;
- режим рабочего времени;
- условия отдыха;
- гарантии и компенсации за вредность выполняемых работ;
- характер работы;
- условия труда;
- условия об обязательном социальном страховании;
- прочие условия.
Документ заполняется в двух экземплярах. Один хранится у ИП, второй передается гражданину под роспись.
Если при составлении договора возникли затруднения, рекомендуется воспользоваться примерным бланком, утвержденной Минтрудом в постановлении от 23.07.1998 года № 29. Нужно помнить и о том, что наниматель вправе установить испытательный срок.
Следует знать! Предприниматель не обязан заверять трудовое соглашение печатью. Он вправе ее изготовить и использовать на свое усмотрение.
Если контракт заключается до момента начала работы, то в тексте нужно указать дату подписания и дату, с которой физическое лицо должно приступить к профессиональной деятельности.
ИП вправе заключить срочное трудовое соглашение. Основания для этого указаны в статье 59 ТК РФ.
Как правильно указать должность сотрудника?
Должность пишется в полном соответствии со штатным расписанием. Если это требование нарушено, то к ИП может быть применена административная санкция по части 1,2 статьи 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа при этом составляет 1 000-5 000 руб. В случае повторного нарушения он увеличивается до 10 000-20 000 руб.
Важно! За не заключение трудового договора и заполнение соглашения с нарушениями предусмотрено административное наказание по части 4, 5 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф равен 5 000-10 000 руб. В случае повтора– 30 000-40 000 руб.
Издание приказа о приеме на работу (шаг 5)
После подписания трудового контракта необходимо подготовить приказ. В него вписываются следующие данные:
- ФИО ИП;
- ФИО физического лица;
- дата составления документа;
- дата начала работы;
- должность;
- условия и характер работы;
- оклад;
- испытательный срок;
- реквизиты трудового соглашения;
- подпись работодателя.
Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Сделать это нужно до окончания трех рабочих суток с момента вступления в должность. Отметка об ознакомлении проставляется на бланке.
Если с составлением приказа возникли затруднения, рекомендуется воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 года № 1. Хотя, для предпринимателей они носят рекомендательный характер.
Внесение записи в трудовую книжку (шаг 6)
На ИП возложена обязанность по заполнению трудовых книжек на всех работников. Однако, исключения все же имеются. Допускается не заполнять документы в следующих ситуациях:
- гражданин проработал меньше 5 дней;
- сотрудник устроился к ИП по совместительству.
Запись делается на основании информации, содержащейся в приказе о приеме на работу.
Данные вписываются в таком порядке:
- номер записи;
- дата трудоустройства;
- название должности;
- реквизиты приказа.
Пример: «Индивидуальный предприниматель Кравцов Александр Викторович принял на работу Стовбун Елену Владимировну на должность помощника руководителя по основному месту работы».
Нужно помнить! Порядок ведения трудовых книжек установлен Минтрудом в постановлении от 10.10.2003 года № 69. Роструд дает разъяснения в письме от 31.10.2007 года № 4414-6.
Ответственность за кадровый учет при этом возлагается на предпринимателя.
Если гражданин впервые оформляется на работу, предприниматель должен завести ему трудовую книжку.
Нужно ли предпринимателю вести журнал учета трудовых книжек?
По общему правилу ИП обязан вести два специальных журнала:
- книгу по учету трудовых книжек – в ней регистрируются операции по приходу и расходу бланков;
- книгу учета движения трудовых книжек – в нее вносится информация о вновь выданных документов и предъявляемых работниками при поступлении на работу.
Журналы ведутся на основании постановления Минтруда от 10.10.2003 года № 69.
Оформление других документов (шаг 7)
На каждого служащего заводится личная карточка по форме № Т-2 и СНИЛС.
Личная карточка Т-2
ИП должен вести трудовые книжки на трудоустроенных лиц. Их нужно знакомить под роспись с каждой вносимой записью. Для этих целей ведется личная карточка по форме № Т-2.
СНИЛС
Если у физического лица отсутствует СНИЛС, наниматель оформляет его по собственной инициативе на основании письменного заявления. Исключение составляют дистанционные работники. Они обязаны оформлять документ сами.
Должен ли ИП оформлять полис ОМС?
Сотрудник должен самостоятельно подать заявление на получение полиса ОМС. Сотрудники страховой медицинской организации проконсультируют, как оформить документ.
Вопросы
Как принять на работу бывшего госслужащего?
При оформлении к предпринимателю бывшего госслужащего, следует проверить, должен ли он выполнять требования антикоррупционного законодательства. Если он подпадает под требования Закона от 25.12.2008 года № 273-ФЗ, нужно запросить согласие специальной комиссии. В противном случае на ИП будет наложено административное наказание по статье 19.29 КоАП РФ. Штраф равен 2 000-4 000 руб.
Может ли ИП принять на работу самого себя?
В случае регистрации гражданина в качестве ИП его деятельность не расценивается как трудовая. Поэтому к самому себе поступить на работу он не может. Также ИП не вправе начислять и выплачивать себе зарплату. Вознаграждением является прибыль от предпринимательской деятельности (письмо Роструда от 27.02.2009 года № 358-6-1).
Вправе ли предприниматель принять на работу генерального директора?
На практике должность генерального директора создается в организациях. Вместе с тем ИП также выступают в качестве нанимателей и вводить в штатное расписание любую должность. Применительно к ИП генеральный директор не является органом управления. Он вправе представлять интересы нанимателя по доверенности. Полномочия служащего нужно прописывать в должностной инструкции.
При оформлении на работу сотрудников ИП не только несет какие-то дополнительные затраты. Он наделяется и новыми обязательствами как перед новым работником, так и перед государством. И от того, каким образом заключается контракт и от условий, прописанных в нем, зависит объем этих обязанностей.
