Объяснительная записка необходима работодателю для законного применения дисциплинарного взыскания. Это регулируется ст. 193 Трудового кодекса РФ. Согласно ей работник обязан написать объяснение в течение 2 трудовых дней с того момента, когда работодатель предложил предоставить его.
Для фиксации даты, когда работодатель предложил работнику составить объяснительную записку, желательно составить письменное уведомление. Законодательство не требует это делать, но письменное уведомление может быть полезно при возможных трудовых спорах.
Объяснительная записка должна быть составлена при различных нарушениях, предусмотренных ТК РФ. К таковым относятся:
- Опоздание на работу (в том числе и неоднократное).
- Пребывание на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
- Несоблюдение техники безопасности.
- Отсутствие на рабочем месте от 4 часов.
- Предоставление руководству заведомо недостоверной информации.
Если трудовое законодательство не было нарушено, работодатель не имеет права требовать от сотрудника составления объяснительной записки. Руководитель обязан правильно рассмотреть сложившуюся ситуацию и вынести решение на основании полученных данных. Если руководитель требует письменное объяснение неправомерно, работник может защищать свои трудовые права с помощью соответствующих инстанций. В первую очередь необходимо обратиться в комиссию по трудовым спорам, а затем в Трудовую инспекцию и в суд.
Работник должен составлять объяснительную записку кратно и сжато, выкладывая только относящиеся к делу факты. Если было допущено нарушение трудового законодательства, это следует признать. Это может помочь избежать серьезной ответственности. Также рекомендуется указать в записке, что подобных нарушений впредь не последует.
